Mise en ligne de notre Intranet sur mesure pour une importante société à dimension internationale (plus de 500 employés et une 10aine de filiale). Au bout de 2 ans de labeur nous finalisons cet intranet qui va devenir un outil central pour cette société. De nombreux tests de performance ont été exécutés pour en optimiser leur utilisation.
Je rappelle que ce site Intranet est totalement en .net , Ajaxtoolkit et jquery et qu’il a un accès sécurisé via l’active directory.
Nous voyons beaucoup d’informations sur l’intégration de systèmes sociaux dans les intranet (comme SharePoint) mais après avoir discuté avec plusieurs clients nous nous somme aperçu qu’il faut utiliser ce type de fonctionnalités avec parcimonie. Le risque est que les employés passent beaucoup de temps à échanger et plus à produire.
Succinctement ces fonctionnalités présentent un profil de chaque employé modifiable par ce dernier. Il peut y décrire son travail, y diffuser ses publications,, des articles au même titre qu’un blog. Il peut connaitre les activités d’autres profils pour lesquels il s’est abonné par exemple. Il peut commenter des publications, des actualités, … au même titre que Viadeo, LinkedIn ou Facebook.
Développer du contenu sur son domaine de prédilection doit être fait hors d’heures de travail et seulement dans ce cas nous pensons que cela peut contribuer à développer la collaboration entre employés d’une entreprise.
Le risque est que l’outil échappe à l’entreprise et qu’il y est des abus non contrôlé donc il faut vraiment analyser les conséquences d’un tel outil. D’un autre coté cela peut vraiment aider le recoupement de compétences et même la découverte de profils insoupçonnés.
Doit-on l’élargir à une diffusion d’informations extra – professionnel?
Doit-on limiter son utilisation dans des plages horaire?
Vos remarques seront les biens venues …
Pourquoi intégrer un espace personnel sur un Intranet? Comme sur l’article précédent parlant de la fonctionnalités des petites annonces l’espace personnel permet à l’utilisateur de s’approprier l’outil. Il offre aussi une personnalisation de l’outil et accroit considérablement cette appropriation. Permettre à l’employé de placer sa photo peut le rendre plus sympathique auprès de ces collègues et faciliter la communication. Dans le cas d’entreprise de plus de 200 employés, un responsable du recrutement ne peut pas connaitre tous les têtes et mettre des photos sur un poste peut grandement faciliter les relations. Allons même plus loin, créer un album photo pour y mettre ses enfants par exemple et les montrer à une collègue ne peut qu’améliorer les relations. De toute manière ce n’est pas cela qui va ralentir la productivité; une personne a besoin de faire une pause ne serais que 10 minutes.
Bien sûr des limites sont préconisées autant pour la vie privée de l’employées que pour éviter les excès potentiels. Pour l’album on limite la diffusion qu’aux personnes autorisées, et on limite le nombre d’album, ce n’est bien sûr pas un outil pour y mettre toute la vie de sa famille.
L’espace personnel peut aussi mémoriser une liste de liens ou de favoris pour améliorer la productivité. On va y trouver la gestion des petites annonces de chacun.
Il faut en tout cas garder en tête que cela sert pour faciliter l’utilisation de l’Intranet, inciter la personne à se l’approprier. C’est primordial pour ce type d’outils collaboratif.
La diffusion d’annonces est très importantes car elle va inciter les interactions entre les employés sur l’Intranet. Dans des entreprises d’une certaine taille, il y a toujours des affichages papiers d’annonces du quotidien : vente de maison, vente de véhicules, … l’intégration de cette fonctionnalité provoque une habitude de consultations, plus il y a d’annonces plus cela va développer le trafic et faciliter la circulation d’informations annexes à l’activité qui, de toute façon existent dans l’entreprise. Le mieux est donc de pouvoir analyser ce trafic, avoir des statistiques de visites, … pour optimiser cette utilisation qui incite à utiliser l’outil : l’intranet.
Bien sûr il faut placer des gardes fous qui sont :
L’intérêt est indéniable et les décideurs ne doivent pas y voir un gadget sans intérêt qui va réduire la productivité de leurs employés.
La particularité de ce projet est de refondre un intranet existant en se basant sur leur expérience utilisateur.
Ce type de projet est prévu sur 2 ans et doit intégrer :
Nous ne citerons pas cette société très coté dans son domaine d’activité et d’envergure internationale avec des filiales en allemagne, argentine, chine